Informationen zu den Gesetzen und Regelungen für geschäftliche E-Mails. Sie erfahren, welche Angaben pflicht sind, sodass es zu keiner Strafe kommt.

Achten auch Sie auf die Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Obwohl fast jeder von Ihnen tag täglich mit E-Mails zu tun hat, wissen nur die wenigsten, dass es für geschäftliche Nachrichten Pflichtangaben gibt. Der Ursprung dieser Regelung liegt rund sieben Jahre zurück. Denn seit 01. Januar 2007 gelten die im Rahmen der elektronischen Korrespondenz festgelegten Pflichtangaben. Diese Regelung sieht vor, dass auch Faxe und E-Mails, die bisherigen Anforderungen des Briefverkehrs einhalten müssen (§§37 a, 125a HGB, 80 AktG, 25a GenG). Betroffen sind selbstverständlich alle deutschen Kaufleute, Handelsfirmen und ihre Angestellten. Damit Sie genau wissen, welche Angaben für Ihre Rechtsform Pflicht sind, haben wir für Sie Beispiele erstellt, welche Ihnen helfen sollen, die Anforderungen einzuhalten. Zuerst aber ganz von vorne. Was fällt überhaupt unter den Begriff „geschäftliche E-Mail“ und was passiert, wenn ich diese Angaben nicht tätige?

Was fällt unter den Begriff "geschäftliche E-Mail"?

Die meisten werden sehr wahrscheinlich denken, dass lediglich E-Mails mit rechtlicher Bedeutung wie zum Beispiel: Angebote, Bestellungen oder Vertragstexte unter diesen Begriff fallen. Leider ist es sogar so, dass im Zweifel die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftsfreundes als „geschäftliche E-Mail“ anzusehen ist. Eine gesetzliche Ausnahme gilt lediglich für Nachrichten in einer laufenden Geschäftsbeziehung, für die normalerweise Vordrucke verwendet werden. Ein Beispiel hierfür ist die „Eingangsbestätigung“. Diese Ausnahme ist jedoch praktisch fast nie relevant, sodass Sie den Gedanken daran schnell verlieren sollten.

Mit welchen Konsequenzen müssen gerechnet werden?

Falls Sie die Pflichtangaben nicht tätigen kann das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Dieses darf nicht höher als 5000€ sein. Zusätzlich besteht das Risiko einer Abmahnung durch einen Konkurrenten. In diesem Fall müssen Sie mit deutlich höheren Kosten rechnen, da die Inanspruchnahme eines Anwaltes allein bereits die Höhe von 5000€ übersteigen wird.

Somit sollten Sie jede E-Mail mit einer Fußzeile und den entsprechenden Angaben versehen. In den Mailprogrammen können diese Angaben in einer „Signatur“ gespeichert werden. Ein Link zur Unternehmens-Website reicht nicht aus. Welche Angaben Sie benötigen können Sie den folgenden Beispielen entnehmen. 

Hinweis:

Wir möchten Sie an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir trotz sorgfältiger Recherche und Überprüfung keinerlei Haftung für fehlende oder falsche Angaben in diesem Blog übernehmen. 

Gewerbetreibende/r

(nicht im Handelsregister eingetragen)

Max Mustermann*
Musterstraße 1
123456 Musterstadt

*Gemäß § 15b Gewerbeordnung reichen die Angaben des Vor- und Nachnamens sowie die ladungsfähige Adresse der/s Gewerbetreibende/n aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor- und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen muss und nicht etwa abgekürzt werden darf.

Einzelkaufleute

Max Mustermann, e. K.*
Sitz: Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRA 12345

*Gemäß §37a HGB muss der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, dem Rechtformzusatz (wie etwa der Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ bzw. „e.K.“ oder „e.Kfm“, „eingetragene Kauffrau“ bzw. „e.Kfr“.) dem Ort der Handelsniederlassung, dem zuständigen Registergericht sowie der Handelsregisternummer angegeben sein. Der Name des/der Inhaber/in muss nicht veröffentlicht werden.

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Max Mustermann OHG*
Sitz der Gesellschaft: Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRA 12345

*Gemäß § 125a HGB ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus sind der Rechtsformzusatz, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.
Die Abkürzung „OHG“ reicht als Rechtsformzusatz aus.

Kommanditgesellschaft (KG)

Max Mustermann KG*
Sitz der Gesellschaft: Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRA 12345

*Gemäß §§ 177a, 125a HGB ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus sind der Rechtsformzusatz, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.
Die Abkürzung „KG“ reicht als Rechtsformzusatz aus.

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Max Mustermann und Marion Mustermann GbR*
Musterstraße 1
123456 Musterstadt

*Gemäß § 15b Gewerbeverordnung reichen die Angaben des Vor- und Nachnamen eines jeden Gesellschafters sowie die ladungsfähige Anschrift der GbR aus.  Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor- und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen, also nicht etwa abgekürzt werden dürfen. Aus Gründen der Rechtsklarheit wird zudem die Angabe des Zusatzes „GbR“ empfohlen.

Kommanditgesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH & Co. KG)

Max Mustermann GmbH & Co. KG*
Sitz der Gesellschaft: Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRA 12345
Persönlich haftende Gesellschafter/in**: Mustermann GmbH
Sitz der Gesellschaft: Musterstadt (evtl. Zweigstelle)
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345
Geschäftsführer: Max Mustermann, Marion Mustermann***
Aufsichtsratsvorsitzende: Melanie Mustermann****

*Gemäß §§ 177a, 125a HGB und §35a GmbH ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus sind der Rechtsformzusatz, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.
Die Abkürzung „GmbH & Co. KG“ reicht als Rechtsformzusatz aus.

** Zusätzlich sind die persönlich haftende Gesellschafterin anzugeben, und zwar wiederum mit ihrem Rechtsformzusatz, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer. Die Abkürzung „GmbH“ reicht als Rechtsformzusatz aus.

*** Die Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer (einschließlich Stellvertreter, die nicht als solche bezeichnet werden müssen) sind ungekürzt anzugeben. Nach dem OLG Frankfurt (ZIP 86, 47) genügt bei Geschäftsführern mit Doppelnamen die Angabe eines Namens, wenn der Geschäftsführer so auch im Geschäftsverkehr zeichnet und damit eindeutig gekennzeichnet ist.

**** Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an dieser Stelle auch des Vor- und Zunamens des Aufsichtsratsvorsitzenden. Falls nur ein Beirat besteht, braucht der Vorsitzende nur genannt werden, sofern der Beirat eine dem Aufsichtsrat vergleichbare Kontrollfunktion hat. Ein Vorsitzender eines ohne Satzungsgrundlage nur de facto bestehenden Aufsichtsrats ist nicht zu nennen (Irreführungsgefahr).

Genossenschaft

Muster Genossenschaft eG*
Sitz der Genossenschaft: Musterstadt
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, GnR XXX
Vorstand: Max Mustermann**, Marion Mustermann (Vorstandsvorsitzende)***
Aufsichtsratsvorsitzende/r: Melanie Mustermann****

*Gemäß § 25a GenG (Genossenschaftsgesetz) sind die Rechtsform, der Sitz der Genossenschaft, das Registergericht sowie die Genossenschaftsregisternummer anzugeben.

**Gemäß § 25 a GenG müssen alle Vorstandsmitglieder aufgeführt sein.

*** Wie sich aus § 25a GenG ergibt, kann, aber muss kein Vorsitzender angegeben werden.

**** Sofern der Aufsichtsrat einen Vorsitzenden hat, ist dieser mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen, vgl. § 25a GenG.

Aktiengesellschaft (AG)

Mustermann AG*
Sitz der Gesellschaft: Musterstadt (evtl. Zweigstelle)
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345
Vorstandmitglied: Max Mustermann, Marion Mustermann**
Vorstandvorsitzende Marion Mustermann**
Vorsitzende/r des Aufsichtsrats: Melanie Mustermann**

*Gemäß § 80 AktG ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus ist der Rechtsformzusatz („AG“), der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.

**Nicht vergessen werden darf zudem, dass die ausgeschriebenen Vor- und Zunamen aller Vorstandmitglieder (und deren Stellvertreter) sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden mit zu veröffentlichen sind. Der Vorstandsvorsitzende und der Aufsichtsratsvorsitzende sind als solche übrigens gesondert zu bezeichnen.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Mustermann GmbH*
Sitz der Gesellschaft: Musterstadt (evtl. Zweigstelle)
Registergericht: Amtsgericht Musterstadt, HRB 12345
Geschäftsführer: Max Mustermann, Marion Mustermann**
Aufsichtsratsvorsitzende: Melanie Mustermann***

*Gemäß §35a GmbH ist der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut zu nennen. Darüber hinaus sind der Rechtsformzusatz, der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer anzugeben.
Die Abkürzung „GmbH“ reicht als Rechtsformzusatz aus.

** Die Vor- und Nachnamen aller Geschäftsführer (einschließlich Stellvertreter, die nicht als solche bezeichnet werden müssen) sind ungekürzt anzugeben. Nach dem OLG Frankfurt (ZIP 86, 47) genügt bei Geschäftsführern mit Doppelnamen die Angabe eines Namens, wenn der Geschäftsführer so auch im Geschäftsverkehr zeichnet und damit eindeutig gekennzeichnet ist.

*** Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an dieser Stelle auch des Vor- und Zunamens des Aufsichtsratsvorsitzenden. Falls nur ein Beirat besteht, braucht der Vorsitzende nur genannt werden, sofern der Beirat eine dem Aufsichtsrat vergleichbare Kontrollfunktion hat. Ein Vorsitzender eines ohne Satzungsgrundlage nur de facto bestehenden Aufsichtsrats ist nicht zu nennen (Irreführungsgefahr).

Und nun sind Sie dran!

Überprüfen Sie ob alle Angaben in Ihren E-Mails enthalten sind. Erstellen Sie bei Bedarf eine Signatur mit allen notwendigen Informationen und entgehen Sie so einem Bußgeld oder einer Abmahnung.

Sollten Sie Fragen zum Blog oder zum Erstellen einer Signatur haben, stehen wir Ihnen gerne mit unserem Know-How zur Verfügung.

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